Jak powinien wyglądać przepływ informacji w firmie

Wielu z nas głowi się nad tym, co usprawni przepływ informacji w naszej firmie. Otóż, najłatwiejszym sposobem, jest stworzenie działu informacji, bądź potocznie zwanego sekretariatu. Jeżeli posiadamy biuro, w którym jest kilka pokoi i w każdym z nich mieści się inny dział, to trzeba pamiętać, że sekretariat, powinien znajdować się w czołowym miejscu, tak, żeby potencjalny klient, bądź partner biznesowy, wchodząc do naszej firmy, bez problemu znalazł punkt, w którym miła pani, bądź pan pokierują go dalej. Rolą sekretariatu powinno być przede wszystkim odbieranie telefonów i łączenie z odpowiednimi działami, w zależności od tego, w jakiej sprawie klient dzwoni. W drugiej kolejności, przyjmowanie wszelkiej korespondencji napływającej do firmy, bądź wysyłanie korespondencji z poszczególnych działów, jednocześnie dokumentując to, w tak zwanej książce korespondencyjnej. Kolejnym zadaniem tego działu, powinno być prowadzenie terminarza spotkań o których sukcesywnie, będzie przypominał odpowiednim osobom z działów, w których mają odbyć się spotkania. Ważnym działaniem sekretariatu, jest również dbanie o dobry wizerunek firmy, dlatego osoba, która zajmuje stanowisko sekretarki, powinna być elokwentna i estetyczna. Zadaniem sekretariatu, niewątpliwie powinno być także przygotowywanie ofert współpracy dla klientów oraz dbanie o to, aby klient po otrzymaniu takiej oferty, czuł, że firma się nim interesuje, chociażby poprzez wykonanie telefonu, mającego na celu potwierdzenie otrzymania przez klienta oferty.

Both comments and pings are currently closed.